PROTOCOLE POUR L'UTILISATION DU SYSTÈME INTERNE DE SIGNALEMENT DISPOSITIF D'ALERTE

1. Finalité

Shopping Basket SL a établi ce protocole afin de recueillir, gérer et répondre aux signalements concernant d'éventuelles irrégularités, infractions légales ou éthiques, actes de corruption, harcèlement professionnel ou sexuel, discrimination ou tout autre comportement inapproprié lié à l'activité de l'entreprise, de ses employés ou de ses collaborateurs.

Ce protocole, mis en place conformément à la loi espagnole 2/2023 du 20 février qui régit la procédure de recueil des signalements et la protection des lanceurs d'alerte, est diffusé auprès de l'ensemble des travailleurs de la société.

2. Champ d'application

Ce protocole s'applique à toutes les personnes physiques ou morales qui, de bonne foi, signalent à Shopping Basket SL l'existence de comportements irréguliers, illicites ou contraire à l'éthique. Les signalements peuvent concerner des comportements liés aux employés, aux instances dirigeantes, aux collaborateurs ou aux activités de l'entreprise.

3. Types de signalements

Tout comportement pouvant être considéré comme illégal ou contraire à l'éthique peut être signalé, y compris, mais sans s'y limiter :

• La corruption, la fraude ou le détournement de fonds.
• Le harcèlement professionnel ou la discrimination pour quelque raison que ce soit.
• La violation des droits de l'homme ou du travail.
• Le non-respect des lois ou réglementations applicables.
• La divulgation de données confidentielles ou d'informations privilégiées.
• Les conflits d'intérêts.

4. Principes du Dispositif d'alerte

Le présent Dispositif d'alerte repose sur des principes clés visant à garantir une procédure juste, confidentielle et accessible pour tous ses utilisateurs. Ces principes garantissent une gestion objective des communications, protégeant ainsi aussi bien le lanceur d'alerte que les personnes visées par les signalements.

• ● Accessibilité: Le dispositif est accessible au public en permanence pour permettre aux employés et aux tiers de transmettre leurs signalements.
• ● Transparence: Le dispositif est conçu pour promouvoir la confiance des personnes et des parties prenantes de notre société.
• ● Objectivité et impartialité: Les signalements sont traités de manière objective et impartiale.
• ● Confidentialité: Toutes les informations, y compris l'identité du lanceur d'alerte et celle de la personne visée, sont traitées de manière confidentielle.
• ● Droit à la vie privée et à l'honneur de toutes les parties concernées.
• ● Bonne foi et diligence: Les signalements doivent être effectués de bonne foi et sans délai, et fournir suffisamment de détails pour permettre de mener l'enquête appropriée.
• ● Protection du lanceur d'alerte et interdiction des représailles: Toute forme de représailles est interdite.
• ● Droit à l'anonymat du lanceur d'alerte: Les signalements anonymes sont autorisés, avec les mêmes garanties de confidentialité.
• ● Droit de renonciation du lanceur d'alerte: Le lanceur d'alerte peut renoncer à recevoir des communications concernant le fait qu'il signale.
• ● Droit à la défense et présomption d'innocence de la personne visée.
• ● Droit d'accès au dossier d'enquête et d'audition de la personne visée: La personne visée peut connaître les faits, présenter ses observations et être entendue à tout moment.
• ● Droit à la défense et à l'honneur de la société: Notre société peut adopter des mesures disciplinaires et/ou légales pour protéger ses droits, ses biens et son image contre ceux qui, de mauvaise foi, effectuent des signalements mensongers.
• ● Conflits d'intérêts: Le responsable doit s'abstenir en cas de conflit d'intérêts et garantir l'impartialité, en déléguant ou en externalisant la gestion lorsque cela est nécessaire.

5. Moyens d'accès au Dispositif d'alerte

Les signalements peuvent être transmis par les voies mises en place par l'entreprise. Shopping Basket SL garantit la confidentialité et la protection des données personnelles du lanceur d'alerte et de la personne visée, dans le cadre de la procédure de gestion du signalement.

Le Dispositif d'alerte est mis à la disposition de toutes les personnes concernées à travers les moyens suivants :

• - COURRIER POSTAL : Adresse postale autorisée à cet effet au siège de l'entreprise situé à : Pol. Ind. Les Verdunes, parc. 33, 25400, Les Borges Blanques, Lleida. À l'attention du « Dispositif d'alerte ».
• - COURRIER ÉLECTRONIQUE : L'adresse e-mail spécifique mise en place pour le recueil des signalements est [email protected]. Cette adresse est diffusée auprès de l'ensemble du personnel de l'entreprise et figure sur tous les documents fournis à ses clients, fournisseurs et tout autre utilisateur avec lequel elle entretient des relations commerciales.
• - SITE INTERNET : Sur le site Internet de l'entreprise www.sbshoppingbasket.com, un espace spécifique est mis en place pour effectuer des signalements : denuncias.sbshoppingbasket.com. Le signalement peut être envoyé sans qu'il soit nécessaire de s'identifier et un message de confirmation doit être transmis au lanceur d'alerte.

Quel que soit le moyen utilisé pour effectuer le signalement, le lanceur d'alerte peut choisir de s'identifier ou de transmettre sa communication de manière anonyme. S'il choisit de s'identifier, son identité sera considérée comme une information confidentielle et ne pourra pas être divulguée sans son consentement.

Pour assurer le suivi de la communication envoyée, il sera nécessaire d'indiquer le mot de passe lors de l'accès à la boîte de réception des communications du Dispositif d'alerte du site Internet, ou d'indiquer ce mot de passe dans l'objet de l'e-mail de suivi envoyé à [email protected], ou encore à l'intérieur de l'enveloppe envoyée par courrier postal.

6. Présentation du signalement

Quel que soit le moyen de transmission choisi, le signalement doit contenir les données nécessaires permettant d'ouvrir une enquête. Pour faciliter ce travail, il est demandé au lanceur d'alerte de fournir les informations suivantes :

• ● Description, aussi détaillée que possible, des faits faisant l'objet du signalement. Organisez la description chronologiquement et fournissez toute information qui pourrait être pertinente.
• ● Lieu ou lieux où les faits signalés se sont produits ou se produisent.
• ● Moment ou période durant laquelle se sont produits les faits signalés.
• ● Personne(s) visée(s) et, le cas échéant, bureau ou succursale de l'entreprise où elles travaillent, si le lanceur d'alerte les connaît.
• ● Domaines d'activité concernés ou liés aux faits signalés, si le lanceur d'alerte les connaît.

7. Organe chargé de la gestion du Dispositif d'alerte

Conformément aux articles 8 et 11.2 de la loi 2/2023 du 20 février, la direction de Shopping Basket SL a désigné Florentina González Pareja en qualité de responsable du Dispositif d'alerte / Système interne de signalement. Cette nomination doit être communiquée à l'autorité compétente.

La Responsable exercera les fonctions qui, en application de la loi susmentionnée, lui sont dévolues. Elle le fera de manière indépendante et autonome vis-à-vis des autres services et unités commerciales de l'entreprise. À cet égard, la Responsable du Système interne ne recevra aucune instruction de quelque nature que ce soit dans l'exercice de ses fonctions, et devra disposer des moyens humains et matériels nécessaires pour les accomplir, conformément aux dispositions de l'article 8.4 de la loi 2/2023 du 20 février.

La Responsable pourra désigner au sein de l'entreprise une ou plusieurs personnes ayant accès à la plateforme du Dispositif d'alerte. Celles-ci bénéficieront de la formation nécessaire et pourront assurer les fonctions d'instruction liées à la procédure de gestion des dossiers.

Dans les cas où la Responsable du Système interne de signalement ne serait pas en mesure d'exercer ses fonctions pour des raisons de conflit d'intérêts, de congés, de maladie ou d'autres motifs dûment justifiés, la direction de l'entreprise procédera à la nomination d'un remplaçant. Le remplaçant assumera alors les fonctions de la Responsable, garantissant ainsi la continuité, l'impartialité et l'objectivité dans la gestion du signalement d'infractions. Cette personne sera sélectionnée conformément aux exigences d'adéquation et d'absence de conflit d'intérêts dans le dossier à traiter.

De même, la direction de l'entreprise est l'organe compétent chargé de la procédure de licenciement ou de révocation de la Responsable du Dispositif d'alerte / Système interne de signalement, ce qui sera également communiqué à l'autorité régionale compétente.

8. Étapes de la procédure de traitement des signalements

	ÉTAPES	DOCUMENTATION	DÉLAI
1	Présentation du signalement de l'infraction
2	Réception et accusé de réception	Accusé de réception du signalement	L'accusé de réception doit être transmis dans les plus brefs délais et, en tout état de cause, dans un délai maximal de 7 jours calendaires à compter de la présentation du signalement.
			Un canal de communication privé doit être mis à la disposition du lanceur d'alerte afin qu'il puisse, s'il le souhaite, suivre l'évolution du dossier.
3	Analyse préliminaire	Si le dossier peut déjà être résolu à cette étape, rapport de conclusions. Notification au lanceur d'alerte concernant l'acceptation ou le rejet de son signalement. Notification à la personne visée par le signalement.	La notification à la personne visée doit être effectuée dans un délai de 20 jours suivant la réception du signalement. Délai maximal de 3 mois à compter de la présentation de la réclamation ou du signalement (pour réaliser les phases d'analyse préliminaire, d'enquête et de rapport de conclusions), sauf s'il s'avère nécessaire d'appliquer le Protocole de prévention du harcèlement. Exceptionnellement et pour les dossiers d'une complexité particulière, le délai précédent peut être prolongé pour une durée maximale de 3 mois supplémentaires (soit un total de 6 mois).
4	Enquête	Le cas échéant, procès-verbaux des entretiens réalisés. Le cas échéant, plan d'inspection et rapport d'inspection. Le cas échéant, questionnaires (au lanceur d'alerte, aux personnes visées, aux témoins).
5	Rapport de conclusions	Rapport de conclusions. Communication des vérifications effectuées aux personnes concernées. Notification du résultat de l'enquête au lanceur d'alerte et à la personne visée. En cas d'indices d'infraction, signalement au Ministère public ou aux autres organismes compétents.
6	Clôture par l'organe d'administration	Formalisation des décisions prises par procès-verbal
7	Suivi	Rapport de suivi	À évaluer au cas par cas

Une fois le signalement recueilli, il sera procédé à son enregistrement. Un accusé de réception sera envoyé dans un délai de sept jours calendaires, sauf dans l'hypothèse où cela pourrait compromettre la confidentialité de la communication.

L'entreprise garantira l'indépendance et l'impartialité de l'enquête. Si le signalement est anonyme, sa recevabilité sera examinée et une enquête préliminaire sera menée pour en déterminer la véracité. Si l'enquête préliminaire conclut que les faits signalés sont infondés, le signalement sera classé sans suite. Si l'enquête préliminaire révèle des indices d'un acte illicite, l'organe chargé de la gestion notifiera l'ouverture d'un dossier et en informera la direction de l'entreprise.

Dans un délai de quinze jours ouvrés à compter de l'ouverture du dossier, la personne visée sera informée des actes et omissions qui lui sont attribués, et elle aura le droit d'être entendue à tout moment de l'enquête. Ce délai de quinze jours pourra être prolongé exclusivement dans le but de garantir la réussite de l'enquête. Le délai maximal pour clôturer l'enquête et apporter une réponse sera de trois mois à compter de la réception du signalement ou, si aucun accusé de réception n'a été envoyé au lanceur d'alerte, de trois mois à compter de l'expiration du délai de sept jours suivant le signalement, sauf dans les dossiers d'une complexité particulière nécessitant une prolongation du délai. Dans ce cas, celui-ci pourra être prolongé jusqu'à un maximum de trois mois supplémentaires. Tout au long de la période de traitement de la procédure, toutes les vérifications nécessaires seront effectuées afin de déterminer la véracité des faits signalés. Cette période de l'enquête est appelée Procédures préliminaires.

Pendant cette période, l'enquêteur et la personne mise en cause ou visée par le signalement peuvent demander la réalisation des vérifications nécessaires et pertinentes, telles que :

a) La demande de documents
b) La réalisation d'expertises
c) Les témoignages de personnes ayant connaissance des faits signalés
d) Les interrogatoires des personnes impliquées et visées.

Les preuves proposées par les parties intéressées doivent être pertinentes. En tout état de cause, il appartient à l'enquêteur d'accepter ou de rejeter, de manière motivée, les preuves demandées. Tous les membres de l'organisme de traitement du Dispositif d'alerte disposeront des pouvoirs nécessaires et suffisants pour s'adresser à n'importe quel service ou personne de l'entreprise afin d'obtenir les informations ou documents nécessaires. Lors du traitement du dossier, des mesures de précaution appropriées visant à faire cesser immédiatement le manquement réglementaire en cours pourront être adoptées, de sa propre initiative ou à la demande de l'enquêteur.

Shopping Basket SL garantit la confidentialité lorsque le signalement est transmis par des dispositifs d'alerte autres que ceux établis ou à des membres du personnel non responsables de son traitement. Ceux-ci auront été formés en la matière et avertis de la classification de sa violation comme une infraction très grave et, de même, de l'établissement de l'obligation pour le destinataire du signalement de le transmettre immédiatement à la personne responsable du Système. L'entreprise garantira la protection des droits des lanceurs d'alerte et des personnes visées dans le cadre de la procédure de gestion du signalement, et en particulier la présomption d'innocence de la personne visée ainsi que le droit à l'honneur de toutes les personnes concernées.

9. Suivi et communication avec le lanceur d'alerte

Le lanceur d'alerte dispose de la garantie absolue de son anonymat dans l'environnement numérique s'il choisit d'effectuer le signalement de manière anonyme.

Dans le cas où le lanceur d'alerte souhaiterait suivre l'évolution du dossier de manière anonyme sur le site Internet, il pourra s'identifier dans la boîte de réception des communications à l'aide d'un MOT de PASSE.

De même, il pourra communiquer avec la Responsable du Dispositif d'alerte en utilisant ce mot de passe, soit via l'e-mail spécifique [email protected], soit par courrier postal.

10. Résolution des signalements

Une fois l'enquête terminée, un rapport détaillé sera préparé. Il comprendra les conclusions dûment argumentées et proposera à la direction de l'entreprise l'une des recommandations suivantes :

a) Le classement sans suite du signalement s'il est établi que les faits ne comportent pas d'illégalité ou de manquement réglementaire.

b) Les mesures correctives ou disciplinaires appropriées afin de remédier aux éventuelles irrégularités ou comportements inappropriés détectés. L'entreprise communiquera l'issue du signalement au lanceur d'alerte, à condition que ce dernier ait fourni ses coordonnées et exprimé le souhait d'obtenir des informations sur le résultat de l'enquête.

En tout état de cause, lors du traitement du dossier et sans attendre sa conclusion, si l'enquêteur estime que les faits signalés sont susceptibles de constituer une infraction pénale, il en informera immédiatement la direction de l'entreprise et le Ministère public. Dans l'hypothèse où les faits porteraient atteinte aux intérêts financiers de l'Union européenne, le Parquet européen en sera informé.

11. Confidentialité et protection des données

Shopping Basket SL garantit la confidentialité des signalements et la protection des données personnelles du lanceur d'alerte et de la personne visée, dans le cadre de la procédure de gestion du signalement. L'entreprise informera le lanceur d'alerte de la nécessité de fournir des données personnelles afin de garantir l'efficacité de la procédure de gestion du signalement.

Le devoir de confidentialité constitue un principe directeur qui guide les actions du service de conformité de l'entreprise dans la gestion des signalements.

L'accès aux informations est limité aux personnes disposant d'un pouvoir de gestion selon les fonctions qui leur sont attribuées. Il est expressément interdit de divulguer tout type d'information relative aux signalements.

11.1. Cadre juridique pour le traitement des données personnelles

Les traitements des données personnelles résultant de l'application de cette loi sont régis par les dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, de la loi organique espagnole 3/2018 du 5 décembre sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques, de la loi organique espagnole 7/2021 du 26 mai sur la protection des données personnelles traitées à des fins de prévention, de détection, d'enquête et de poursuite des infractions pénales ainsi que d'exécution des sanctions pénales, ainsi que par le présent titre.

11.2. Licéité du traitement des données personnelles

1. Sont considérés comme licites les traitements de données personnelles nécessaires à l'enquête sur les signalements présentés conformément à la loi.

2. Dans le cas des signalements internes, le traitement des données personnelles sera considéré comme licite en vertu des dispositions des articles 6.1.c) du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, 8 de la loi organique espagnole 3/2018 du 5 décembre et 11 de la loi organique espagnole 7/2021 du 26 mai.

3. Dans le cas des signalements externes, le traitement des données personnelles sera considéré comme licite en vertu des dispositions des articles 6.1.c) du Règlement (UE) 2016/679, 8 de la loi organique espagnole 3/2018 du 5 décembre, et 11 de la loi organique espagnole 7/2021 du 26 mai.

4. Le traitement des données personnelles découlant d'une divulgation publique sera présumé fondé sur les dispositions des articles 6.1.e) du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, et 11 de la loi organique espagnole 7/2021 du 26 mai.

5. Le traitement de catégories particulières de données personnelles pour des raisons d'intérêt public essentiel peut être effectué conformément aux dispositions de l'article 9.2.g) du Règlement (UE) 2016/679.

11.3. Informations sur la protection des données personnelles et l'exercice des droits

1. Lorsque les données personnelles sont obtenues directement auprès des personnes concernées, les informations visées aux articles 13 du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, et 11 de la loi organique espagnole 3/2018 du 5 décembre leur seront fournies. Les lanceurs d'alerte et les personnes effectuant une divulgation publique seront en outre expressément informés que leur identité restera en tout état de cause confidentielle et qu'elle ne sera communiquée ni aux personnes visées par les faits signalés ni à des tiers.

2. La personne visée par les faits signalés ne sera en aucun cas informée de l'identité du lanceur d'alerte ou de la personne ayant procédé à la divulgation publique.

3. Les personnes concernées peuvent exercer les droits évoqués aux articles 15 à 22 du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016.

4. Dans le cas où la personne visée par les faits décrits dans le signalement ou par la divulgation publique exercerait son droit d'opposition, il sera présumé que, en l'absence de preuve du contraire, il existe des motifs légitimes et impérieux qui justifient le traitement de ses données personnelles.

11.4. Traitement des données personnelles au sein du Système interne de signalement

1. L'accès aux données personnelles contenues dans le Système interne de signalement sera limité, dans le cadre de leurs compétences et fonctions respectives, exclusivement à :

a) La Responsable du Système et à la personne chargée de sa gestion directe.

b) Le responsable des ressources humaines ou l'organe compétent dûment désigné, uniquement lorsque des mesures disciplinaires pourraient être prises à l'encontre d'un salarié.

c) Le responsable des services juridiques de l'entité ou de l'organisme, le cas échéant, en cas d'adoption de mesures juridiques relatives aux faits rapportés dans le signalement.

d) Les personnes chargées du traitement éventuellement désignées.

e) Le délégué à la protection des données.

2. Le traitement des données par d'autres personnes, ou même leur communication à des tiers, est considéré comme licite lorsqu'il est nécessaire pour l'adoption de mesures correctives au sein de l'entité ou pour l'application des procédures disciplinaires ou pénales qui, le cas échéant, s'imposeraient. Aucune donnée personnelle dont la pertinence n'est pas manifeste pour le traitement d'une information spécifique ne sera collectée ou, si elle l'est par accident, elle sera supprimée sans délai injustifié.

12. Protection du lanceur d'alerte

Shopping Basket SL garantit la protection du lanceur d'alerte contre toute forme de représailles ou de discrimination résultant de la présentation du signalement. À cet égard, des mesures de protection spécifiques seront adoptées en fonction de sa gravité.

Il est expressément interdit de procéder au pistage ou à la traçabilité des signalements anonymes. La violation de ce point entraînera l'adoption des mesures disciplinaires correspondantes. Afin de garantir ce point, les moyens informatiques appropriés ont été mis en place pour assurer la suppression automatique des accès au Dispositif d'alerte.

En cas de signalement nominatif, l'identité du lanceur d'alerte n'est en aucun cas révélée à la personne visée. Elle n'est révélée aux autres services impliqués dans la gestion que lorsque cette donnée s'avère indispensable pour mener l'enquête sur les faits ou les comportements signalés. La divulgation de l'identité du lanceur d'alerte requiert, en tout état de cause, le consentement préalable du lanceur d'alerte.

La divulgation de l'identité du lanceur d'alerte en dehors du cas autorisé ou la réalisation de recherches visant à découvrir les données des signalements présentés, quelle que soit le poste ou les fonctions, entraînera l'application des mesures disciplinaires appropriées, le cas échéant.

13. Autorité indépendante de protection des lanceurs d'alerte (AIPI)

Il convient en outre de noter que, conformément aux dispositions de l'article 16 de la loi 2/2023, toute personne peut informer l'Autorité indépendante de protection des lanceurs d'alerte (AIPI), l'Autorité administrative indépendante (AAI) ou toute autorité ou organisme régional correspondant, de la réalisation de toute action ou omission entrant dans le champ d'application de la loi 2/2023, que ce soit directement ou après avoir effectué un signalement via notre canal d'éthique.

L'Unité de protection des lanceurs d'alerte du service de protection apporte son soutien et son accompagnement aux personnes qui, pour avoir lancé une alerte (signalement interne ou externe) ou révélé publiquement une infraction, peuvent être sujettes à des mesures de représailles.

Si une personne se trouve dans une telle situation après avoir effectué un signalement, elle peut s'adresser à cet organisme gouvernemental indépendant pour demander sa protection, en envoyant un e-mail à : [email protected].

Vous trouverez toutes les informations sur le site www.proteccioninformante.gob.es

14. Droits de la personne visée

La personne visée par le signalement et, le cas échéant, les personnes susceptibles d'être concernées par une enquête interne, ont le droit d'être informées du signalement formulé à leur encontre dès que les vérifications appropriées auront été effectuées et que le dossier aura été jugé recevable.

15. Publicité et diffusion du Dispositif d'alerte

Shopping Basket SL diffusera ce protocole du Dispositif d'alerte auprès de l'ensemble des employés de l'entreprise.

Si l'entreprise dispose d'un site Internet, il comportera un espace spécifique pour le Dispositif d'alerte.

De plus, elle informera de l'existence du Dispositif d'alerte en ajoutant la clause suivante dans ses différents documents officiels, tels que les contrats conclus avec les clients et fournisseurs, ainsi que dans la signature des courriers électroniques.